La tenue à distance des réunions du conseil d’administration nécessite une organisation et une vigilance toute particulière. En effet, ces séances virtuelles supposent la maîtrise des outils de communication en ligne et la protection des informations partagées.
La gestion et l’organisation à distance des séances du conseil d’administration
Pour que votre réunion à distance soit organisée efficacement, il faut anticiper sa mise en place. Pour cela, planifiez vos réunions et informez les participants en leur envoyant des invitations individuelles. Définissez l’ordre du jour et associez-y les documents concernés.
Vous pouvez envoyer ces informations par mail, ou par messagerie interne, à chaque collaborateur. Ou, solution plus efficace, vous pouvez créer un calendrier récapitulatif et accessible à tous via une plateforme digitale. Cette option vous permettra de gagner en rapidité et en efficacité. Enfin, n’hésitez pas à utiliser la signature électronique PDF pour valider certains documents avant votre réunion.
Réunions du conseil d’administration : comment les dématérialiser ?
La solution la plus simple pour réaliser vos réunions de board meeting à distance consiste à en dématérialiser toutes les étapes. Pour cela, il vous suffit de faire appel à une plateforme de digitalisation. Cela vous permettra de sécuriser vos données et de faciliter l’organisation de vos réunions à distance.
Les interfaces de ces plateformes sont idéales pour planifier et gérer les réunions de votre conseil d’administration. En effet, ce nouvel outil en ligne favorise les échanges à distance et améliore l’efficacité du transfert d’informations entre collaborateurs, notamment si vous êtes dans une start-up.
Partage d’informations à distance : priorité à la sécurisation des données de votre conseil d’administration
Les informations échangées et les contenus textuels d’un conseil d’administration sont souvent confidentiels. Donc la protection de vos données sensibles est une priorité pour réaliser vos réunions à distance. Verrouillez les accès à vos informations grâce à des codes d’accès individuels remis à chacun des participants de la réunion.
Si vous faites appel à une plateforme digitale, veillez à ce que celle-ci vous offre toutes les garanties de protection nécessaires. Pensez notamment à mettre en place une procédure de partage de fichiers et de transfert sécurisé.
Enfin, pour faciliter la rédaction du procès-verbal de vos réunions de conseil d’administration, faites une sauvegarde sécurisée de l’enregistrement audio ou vidéo de vos échanges à distance.
Avec les outils de communication actuels, la distance n’est plus un obstacle. Au contraire, les échanges sont plus fluides et vous optimisez votre temps. La réalisation de vos réunions à distance sera un véritable atout pour vos conseils d’administration et vos instances de gouvernance.
